Rabu, 13 Maret 2013

“Manajer dan Komunikasi”


Makalah
Manajemen Bisnis

Oleh

Nama                                 :              Apriana D.P. Laahana
Jurursan/Semester :              Administrasi Bisnis/III

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
KUPANG
2012




BAB I
PENDAHULUAN

v  Latar Belakang
Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena dua alasan. Pertama konunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan. Kedua komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari waktunya.
Proses komunikasi memungkinkan  manajer menjalankan tanggung jawab tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer sehingga mereka mempunyai dasar untuk membuat perencanaan yang mana akan dikomunikasikan kepada pihak lain agar dapat dilaksanakan.


v  Tujuan
ü  Pembaca dapat mengetahui dan memahami arti serta peran dari manajemen
ü  Pembaca dapat mengetahui dan memahami tentang komunikasi antar pribadi
ü  Pembaca dapat mengetahui dan memahami tentang komunikasi dalam organisasi










BAB II
PEMBAHASAN

1.1.      Komunikasi : Arti dan Perannya
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan orang-orang tentang penugasan kerja mereka. Pemimpin mengharuskan manajer berkomunikasi dengan bawahan sehingga tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi dapat berupa komunikasi tertulis maupun lisan. Sebagian besar waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi misalnya melakukan tatap muka atau telpon dengan bawahan, rekan, atasan, pembekal atau pelanggan atau komunikasi secara tulisan dengan mendiktekan memo, surat atau laporan atau membaca memo, surat atau laporan yang dikirimkan kepadanya.
Henry Mitzberg menguraikan tugas manajer dalam tiga macam bentuk dimana komunikasi  merupakan bagian yang sangat penting  pada masing-masing peran.
a)        Dalam Peran Antar Pribadi Mereka (Interpersonal Role)
Manajer yang bertindak sebagai bapak (figurhead) dan pemimpin dari unit organisasi  mereka, berinteraksi dengan bawahan, pelanggan, pembekal, dan dengan rekan-rekan dalam organisasi.
b)        Dalam Peran Informasi (Informational Role)
Manajer mencari informasi dari rekan, bawahan dan kontak-kontak pribadi lain tentang segala hal yang  mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung jawab mereka.
c)        Dalam Peran Keputusan (Deisional Role)
Manajer melaksanakan proyek baru, menangani gangguan dan mengalokasikan sumber daya untuk anggota unit dan bagiannya.

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu comunis yang artinya bersama. Komunikator berusaha untuk mencari kebersamaan dengan si penerima pesan. Komunikasi didefinisikan sebagai proses dengan mana orang berusaha memiliki pengertian yang sama lewat transmisi dari pesan-pesan simbolis. Defenisi ini mengundang pengertian pada tiga hal penting yaitu:
ü  Bahwa komunikasi sesuai dengan istilahnya, melibatkan orang dan bahwa memahami komunikasi melalui pencobaan untuk  memahami bagaimana orang berhubungan dengan satu sama lain
ü  Bahwa komunikasi meliputi pertukaran arti (shared meaning), yang menyiratkan agar orang dapat berkomunikasi mereka harus menyepakati defenisi, istilah yang mereka gunakan.
ü  Bahwa komunikasi adalah simbolis, gerak-gerik, suara, huruf, angka, dan kata-kata yang hanya dapat mewakili atau mendekati gagasan yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Defenisi lain dari komunikasi adalah proses dimana individu, kelompok atau group organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau organisasi, oleh karena itu baik individu, kelompok atau organisasi dapat bertindak sebagai pengirim/sender maupun sebagai penerima/receiver (Greenberg dan Baron, 2003).

1.2.      Jaringan-Jaringan Komunikasi
v  Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu  organisasi tidak selalu bersifat formal, tetapi juga informal. Jaringan komunikasi informal dalam organisasi ini disebut sebagai desas desus  merupakan sumber informasi yang paling akurat. Desas-desus memiliki tiga karakteristik penting, yaitu:
-       Tidak dapat dikontrol oleh manajemen
-       Dilakukan oleh sebagian besar karyawan, karena dianggap lebih dapat dipercaya dan diandalkan dari pada komunikasi formal
-       Desas-desus biasanya digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya
Desas-desus merupakan salah satu jaringan komunikasi kelompok atau organisasi yang perlu dipahami. Desas-desus membuat manajer dapat merasakan moril organisasi mereka, mengidentifikasi isu-isu penting, dan membantu memahami kekhawatiran karyawan. Oleh sebab itu desas-desus bertindak sebagai saringan atau umpan balik yang mengambil isu-isu yang dianggap relevan oleh karyawan. Desas-desus tidak bisa dihilangkan dari kehidupan organisasi, amanejer hanya dapat meminimalkan konsekuaensi negatif dari desas-desus tersebut dengan cara membatasi jangkauan dan dampaknya.

v  Komunikasi interpersonal
Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi antara individu dengan individu lainnya mulai dari bentuk tatap muka dan dalam susunan kelompok sampai ke bentuk pesan instan (konferensi vidio). Dalam suatu organisasi , komunikasi interpersonal terjadi antara manajer dengan karyawana atau karyawan dengan karyawan. Dengan menggunakan media tertentu untuk mencapai tujuan yang bersifat pribadi. Tujuan komunikasi interpersonal adalah:
§  Menyampaikan informasi kepada orang lain
§  Berbagi pengalaman kepada orang lain
§  Menumbuhkan simpati
§  Melakukan kerjasama
§  Membangkitkan motivasi
Perilaku interpersonal tidak muncul jika tidak ada komunikasi interpersonal. Seain menyediakan informasi yang dibutuhkan, komunikasi interpersonal juga mempengaruhi perasaannindividu terhadap organisasi. Masalah yang sering muncul dalam komunikasi ini adalah perbedaan persepsi dan perbedaan interpersonal.

v  Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan komunikasi tanpa kata-kata. Dalam komunikasi nonverbal pesan-pesan disampaikan melalui sikap tubuh, ekspresi wajah, penggerakan kepala, dan mata. Pesan yang disampaikan melalui petunjuk fisik yang pada komunikasi ini misalnya seperti sikap tubuh, gerak tubuh, mata, gerakan kepala, wajah, intoonasi suara dan cara berpakaian dan sebagainya.
Pesan-pesan nonverbal seringkali mencerminkan ekspresi emosi yang spontan dan tidak dapat dikendalikan, tetapi ada juga yang disadari dan ditampilkan dengan sengaja. Dalam beberapa aspek, pesan-pesan nonverbal mungkin berbeda dibandingkan bentuk komunikasi lainnya.


1.3.      Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi melibatkan unsur-unsur, yaitu komunikator/sender yaitu orang yang ingin menyampaikan pesan, media/mediaum penyampai pesan, penerima pesan /receiver, dan umpan balik/feed back. proses  komunikasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
·      Pengirim, adala seorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta kepentingan untuk mengkomunikasikannya kepada satu atau lebih orang lain
·      Pengkodean, pengirim mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan menerjemahkannya ke dalam serangkaian simbol atau isyarat.
·      Pesan, adalah bentuk fisik kedalam mana pengirim mengkodekan informasi. Pesan terdapat dalam segala bentuk yang biasa dirasakan ataua dimengerti oleh satu atau lebih indra penerima.
·      Saluran, adalah cara mentransmisikan pesan
·      Penerima, adalah orang yang menafsirkan pesan dari pengirim
·      Penafsiran kode, adalah proses dimanapenerima menaafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya
·      Gangguan, adalah semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan komunikasi
·      Umpan balik, adalah pembalikan dari proses komunikasi dimanaa reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan

1.4.      Arah Aliran Komunikasi
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organiasasi, proses ini berkaitan dengan aliran informasi. Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat arah aliran yang berbeda yaitu:
1)        Komunikasi kebawah/downward communication, adalah komunikasi yang mengalir dari level yang lebih tinggi ke level yang lebih rendah. Komunikasi ini digunakan oleh manajer kepada karyawannya ketika  menyampaikan instruksi, menginformasikan kebijakan dan prosedur, menunjukan masalah-masalah yang membutuhkan perhatian, dan memberikan umpan balik mengenai kinerja
2)        Komunikasi ke atas/upward communication, adalah komunikasi yang mengalir dari individu yang berada pada level yang lebih rendah (bawahan) ke level yang lebih tinggi (atasan). Komunikasi ini digunakan untuk memberikan umpan balik kepada pemegang kekuasaan, menyampaikan informasi mengenai proses pencapaian tujuan, menyampaikan berbagai permasalahan
3)        Komunikasi horisontal/horizontal communication, ada komunikasi yang terjadi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama, tujuan komunikasi ini antara lain untuk mengkoordinasikan penegasan kerja, berbagai informasi mengenai rencana dan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah, untuk memperoleh pemahaman bersama, untuk menyelesaikan konflik, dan untuk menumbuhkan dukungan bersama
4)        Komunikasi lintas saluran, adalah komunikasi yang terjadi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki atasan atau bawahan mereka.

1.5.      Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Dalam Organisasi
Faktor-faktor yang menghambat terjadinya komunikasi dalam organisasi meliputi penyaringan, persepsi selektif, kelebihan informasi, emosi, bahasa, dan kesulitan komunikasi. Berikut penjelasannya:
ü  Penyaringan/filtering
Penyaringan merupakan upaya yang dengan sengaja memanipulasi informasi, sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima.

ü  Persepsi selektif
Persepsi selektif adalah menginterpretasikan secara selektif apa yang dilihat seseorang berdasarkan minat, pengalaman, latar belakang, dan sikap seseorang. Persepsi selektif muncul karena penerima secara slektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik-karakteristik mereka.

ü  Kelebihan informasi/information overload
Kelebihan informasi adalah suatu kondisi dimana aliran informasi yang masuk melebihi kapasitas pemprosesan seseorang.

ü  Emosi
Pesan yang diterima seseorang pada saatb  marah atau bingung akan diterjemahkan secara berbeda dibandingkan pada saat senang atau bahagia. Emosi ekstrem seperti rasa senang atau depresi memiliki potensi besar untuk menghambat komunikasi yang efektif

ü  Bahasa
Pengelompokan karyawan ke dalam departemen-departemen seringkali menciptakan kaum spesialis yang mengembangkan berbagai istilah yang berbeda. Perbedaan istilah ini seringkali menjadi penghambat komunikasi yang efektif.

ü  Kesulitan komunikasi/communication apprehension
Sebagian orang seringkali mengalami kesulitan komunikasi. Kesulitan komunikasi adalah ketegangan atau kegelisahan yang tidak  semestinya dalam komunikasi lisan, tertulis atau keduanya.

1.6.      Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi
Cara-cara umum yang digunakan oleh manajer untuk memperbaiki komunikasi antara lain melakukan tindak lanjut, mengatur alur informasi, memanfaatkan umpan balik, empati, repetisi, mendorong rasa saling percaya, dan pengaturan waktu yang efektif, berikut penjelasannya:
Ø  Melakukn tindak lanjut, untuk memastikan apakah makna yang ingin disampaikan pengirim atau komunikator benar-benar sudah diterima oleh penerima pesan
Ø  Mengatur alur informasi, dimana dapat dilakukan dengan cara hanya menyampaikan informasi yang penting-penting saja kepada penerima, agar penerima tidak kelebihan informasi. Komunikasi dapat diatur baik secara kualitas maupun kuantitas
Ø  Memanfaatkan umpan balik, dimana dengan memberikan kesempatan kepada penerima untuk memberikan tanggapan terhadap pesan, sehingga pengirim dapat melihat apakah pesan sudah diterima dan mendapat respons yang diharapkan
Ø  Empati, adalah kemampuan menempatkan diri sendiri dalam peran orang lain dan mengasumsikan sudut pandang serta emosi yang bersangkutan. Empati dilakukan dengan cara pengirim  menempatkan dirinya ke posisi penerima, untuk memperkirakan bagaimana penerima akan memaknai dan menterjemahkan pesan
Ø  Repetisi/pengulangan, dimana pengirim dapat menyampaikan pesan atau informasi yang sama secara berulang-ulang kepada penerima
Ø  Mendorong rasa saling percaya. Komunikasi akan efektif jika pengirim memiliki kredibiltas yang tinggi. Oleh sebab itu pengirim dapat menciptakan iklim saling percaya agar komunikasi dapat berjalan secara efektif
Ø  Pengaturan waktu yang efektif. Setiap hari orang diserbu dengan berbagai informasi. Pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim akan lebih mudah dipahami oleh penerima jika tidak bersaing dengan pesan-pesan yang lain. Oleh sebab itu pesan-pesan tersebut sebaiknya disampaikan pada waktu yang tepat kepada penerima.


BAB III
PENUTUP
Komunikasi adalah proses dimana individu, kelompok/group atau organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau organisasi, oleh karena itu baik individu, kelompok atau organisasi dapat bertindak sebagai pengirim/sender maupun sebagai penerima/receiver (Greenberg dan Baron, 2003).
Setiap manajer harus selalau berhubungan dengan proses komunikasi, manajer yang berhasil adalah mereka yang dapat menjalankan komunikasi dengan baik dan efektif, yaitu dapat menjadi penerima sekaligus sebagai komunikator yang efektif. Untuk mencapai keefektivan ini tentunya akan timbul pula hambatan-hambatan dalam organisasi.
Untuk menangani hambatan terhadap komunikasi organisasi, kita harus mengakui bahwa komunikasi merupakan proses yang secara inheren rumit sebab manusia merasakan dan menafsirkan kenyataan berdasarkan letar belakang kebutuhan, emosi, nilai-nilai dan, pengalaman mereka sendiri.



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar