Makalah
Manajemen Bisnis
Nama : Apriana D.P. Laahana
Jurursan/Semester :
Administrasi Bisnis/III
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU
POLITIK
UNIVERSITAS NUSA CENDANA
KUPANG
2012
BAB
I
PENDAHULUAN
v Latar Belakang
Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru
komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif penting bagi manajer karena
dua alasan. Pertama konunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi
manajemen merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan. Kedua
komunikasi adalah kegiatan dimana manajer mencurahkan sebagian besar dari
waktunya.
Proses komunikasi memungkinkan manajer menjalankan tanggung jawab tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer sehingga mereka
mempunyai dasar untuk membuat perencanaan yang mana akan dikomunikasikan kepada
pihak lain agar dapat dilaksanakan.
v Tujuan
ü Pembaca dapat mengetahui dan memahami arti serta
peran dari manajemen
ü Pembaca dapat mengetahui dan memahami tentang
komunikasi antar pribadi
ü Pembaca dapat mengetahui dan memahami tentang
komunikasi dalam organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
1.1.
Komunikasi : Arti dan Perannya
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan
orang-orang tentang penugasan kerja mereka. Pemimpin mengharuskan manajer
berkomunikasi dengan bawahan sehingga tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi
dapat berupa komunikasi tertulis maupun lisan. Sebagian besar waktu manajerial
dicurahkan untuk kegiatan komunikasi misalnya melakukan tatap muka atau telpon
dengan bawahan, rekan, atasan, pembekal atau pelanggan atau komunikasi secara
tulisan dengan mendiktekan memo, surat atau laporan atau membaca memo, surat
atau laporan yang dikirimkan kepadanya.
Henry Mitzberg menguraikan tugas manajer dalam tiga
macam bentuk dimana komunikasi merupakan
bagian yang sangat penting pada
masing-masing peran.
a)
Dalam Peran Antar Pribadi Mereka (Interpersonal
Role)
Manajer yang bertindak sebagai bapak (figurhead) dan pemimpin dari unit organisasi mereka, berinteraksi dengan bawahan,
pelanggan, pembekal, dan dengan rekan-rekan dalam organisasi.
b)
Dalam Peran Informasi (Informational Role)
Manajer mencari informasi dari rekan, bawahan dan
kontak-kontak pribadi lain tentang segala hal yang mungkin mempengaruhi pekerjaan dan tanggung
jawab mereka.
c)
Dalam Peran Keputusan (Deisional Role)
Manajer melaksanakan proyek baru, menangani gangguan
dan mengalokasikan sumber daya untuk anggota unit dan bagiannya.
Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu comunis yang artinya bersama.
Komunikator berusaha untuk mencari kebersamaan dengan si penerima pesan. Komunikasi
didefinisikan sebagai proses dengan mana orang berusaha memiliki pengertian
yang sama lewat transmisi dari pesan-pesan simbolis. Defenisi ini mengundang
pengertian pada tiga hal penting yaitu:
ü Bahwa komunikasi sesuai dengan istilahnya,
melibatkan orang dan bahwa memahami komunikasi melalui pencobaan untuk memahami bagaimana orang berhubungan dengan
satu sama lain
ü Bahwa komunikasi meliputi pertukaran arti (shared meaning), yang menyiratkan agar
orang dapat berkomunikasi mereka harus menyepakati defenisi, istilah yang
mereka gunakan.
ü Bahwa komunikasi adalah simbolis, gerak-gerik,
suara, huruf, angka, dan kata-kata yang hanya dapat mewakili atau mendekati
gagasan yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.
Defenisi lain dari komunikasi adalah proses dimana
individu, kelompok atau group
organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang lain,
kelompok atau organisasi, oleh karena itu baik individu, kelompok atau
organisasi dapat bertindak sebagai pengirim/sender
maupun sebagai penerima/receiver
(Greenberg dan Baron, 2003).
1.2.
Jaringan-Jaringan Komunikasi
v Komunikasi informal
Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tidak selalu bersifat formal,
tetapi juga informal. Jaringan komunikasi informal dalam organisasi ini disebut
sebagai desas desus merupakan sumber
informasi yang paling akurat. Desas-desus memiliki tiga karakteristik penting,
yaitu:
-
Tidak dapat
dikontrol oleh manajemen
-
Dilakukan oleh
sebagian besar karyawan, karena dianggap lebih dapat dipercaya dan diandalkan
dari pada komunikasi formal
-
Desas-desus
biasanya digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang didalamnya
Desas-desus merupakan salah satu jaringan komunikasi
kelompok atau organisasi yang perlu dipahami. Desas-desus membuat manajer dapat
merasakan moril organisasi mereka, mengidentifikasi isu-isu penting, dan
membantu memahami kekhawatiran karyawan. Oleh sebab itu desas-desus bertindak
sebagai saringan atau umpan balik yang mengambil isu-isu yang dianggap relevan
oleh karyawan. Desas-desus tidak bisa dihilangkan dari kehidupan organisasi,
amanejer hanya dapat meminimalkan konsekuaensi negatif dari desas-desus
tersebut dengan cara membatasi jangkauan dan dampaknya.
v Komunikasi interpersonal
Komunikasi interpersonal merupakan komunikasi antara
individu dengan individu lainnya mulai dari bentuk tatap muka dan dalam susunan
kelompok sampai ke bentuk pesan instan (konferensi vidio). Dalam suatu organisasi
, komunikasi interpersonal terjadi antara manajer dengan karyawana atau
karyawan dengan karyawan. Dengan menggunakan media tertentu untuk mencapai
tujuan yang bersifat pribadi. Tujuan komunikasi interpersonal adalah:
§ Menyampaikan informasi kepada orang lain
§ Berbagi pengalaman kepada orang lain
§ Menumbuhkan simpati
§ Melakukan kerjasama
§ Membangkitkan motivasi
Perilaku interpersonal tidak muncul jika tidak ada
komunikasi interpersonal. Seain menyediakan informasi yang dibutuhkan, komunikasi
interpersonal juga mempengaruhi perasaannindividu terhadap organisasi. Masalah
yang sering muncul dalam komunikasi ini adalah perbedaan persepsi dan perbedaan
interpersonal.
v Komunikasi nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan komunikasi tanpa
kata-kata. Dalam komunikasi nonverbal pesan-pesan disampaikan melalui sikap
tubuh, ekspresi wajah, penggerakan kepala, dan mata. Pesan yang disampaikan
melalui petunjuk fisik yang pada komunikasi ini misalnya seperti sikap tubuh,
gerak tubuh, mata, gerakan kepala, wajah, intoonasi suara dan cara berpakaian
dan sebagainya.
Pesan-pesan nonverbal seringkali mencerminkan
ekspresi emosi yang spontan dan tidak dapat dikendalikan, tetapi ada juga yang
disadari dan ditampilkan dengan sengaja. Dalam beberapa aspek, pesan-pesan nonverbal
mungkin berbeda dibandingkan bentuk komunikasi lainnya.
1.3.
Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi melibatkan
unsur-unsur, yaitu komunikator/sender
yaitu orang yang ingin menyampaikan pesan, media/mediaum penyampai pesan, penerima pesan /receiver, dan umpan balik/feed
back. proses komunikasi dapat
dijelaskan sebagai berikut:
·
Pengirim, adala
seorang yang mempunyai kebutuhan, keinginan atau informasi serta kepentingan
untuk mengkomunikasikannya kepada satu atau lebih orang lain
·
Pengkodean, pengirim
mengkodekan informasi yang akan disampaikan dengan menerjemahkannya ke dalam
serangkaian simbol atau isyarat.
·
Pesan, adalah
bentuk fisik kedalam mana pengirim mengkodekan informasi. Pesan terdapat dalam
segala bentuk yang biasa dirasakan ataua dimengerti oleh satu atau lebih indra
penerima.
·
Saluran, adalah
cara mentransmisikan pesan
·
Penerima, adalah
orang yang menafsirkan pesan dari pengirim
·
Penafsiran kode,
adalah proses dimanapenerima menaafsirkan pesan dan menerjemahkannya menjadi
informasi yang berarti baginya
·
Gangguan, adalah
semua faktor yang mengganggu, membingungkan atau mengacaukan komunikasi
·
Umpan balik,
adalah pembalikan dari proses komunikasi dimanaa reaksi terhadap komunikasi
pengirim dinyatakan
1.4.
Arah Aliran Komunikasi
Salah satu tantangan yang dihadapi oleh organisasi
adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan
bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organiasasi, proses ini
berkaitan dengan aliran informasi. Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan
menjadi empat arah aliran yang berbeda yaitu:
1)
Komunikasi
kebawah/downward communication,
adalah komunikasi yang mengalir dari level yang lebih tinggi ke level yang
lebih rendah. Komunikasi ini digunakan oleh manajer kepada karyawannya
ketika menyampaikan instruksi,
menginformasikan kebijakan dan prosedur, menunjukan masalah-masalah yang
membutuhkan perhatian, dan memberikan umpan balik mengenai kinerja
2)
Komunikasi ke
atas/upward communication, adalah
komunikasi yang mengalir dari individu yang berada pada level yang lebih rendah
(bawahan) ke level yang lebih tinggi (atasan). Komunikasi ini digunakan untuk
memberikan umpan balik kepada pemegang kekuasaan, menyampaikan informasi
mengenai proses pencapaian tujuan, menyampaikan berbagai permasalahan
3)
Komunikasi horisontal/horizontal communication, ada komunikasi
yang terjadi diantara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama, tujuan
komunikasi ini antara lain untuk mengkoordinasikan penegasan kerja, berbagai
informasi mengenai rencana dan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah, untuk
memperoleh pemahaman bersama, untuk menyelesaikan konflik, dan untuk
menumbuhkan dukungan bersama
4)
Komunikasi lintas saluran, adalah
komunikasi yang terjadi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang
tidak menduduki atasan atau bawahan mereka.
1.5.
Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Dalam Organisasi
Faktor-faktor yang menghambat terjadinya komunikasi dalam
organisasi meliputi penyaringan, persepsi selektif, kelebihan informasi, emosi,
bahasa, dan kesulitan komunikasi. Berikut penjelasannya:
ü Penyaringan/filtering
Penyaringan merupakan upaya yang dengan sengaja
memanipulasi informasi, sehingga akan menjadi lebih nyaman bagi penerima.
ü Persepsi
selektif
Persepsi selektif adalah menginterpretasikan secara
selektif apa yang dilihat seseorang berdasarkan minat, pengalaman, latar
belakang, dan sikap seseorang. Persepsi selektif muncul karena penerima secara
slektif melihat dan mendengar berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman,
latar belakang, dan karakteristik-karakteristik mereka.
ü Kelebihan
informasi/information overload
Kelebihan informasi adalah suatu kondisi dimana
aliran informasi yang masuk melebihi kapasitas pemprosesan seseorang.
ü Emosi
Pesan yang diterima seseorang pada saatb marah atau bingung akan diterjemahkan secara
berbeda dibandingkan pada saat senang atau bahagia. Emosi ekstrem seperti rasa
senang atau depresi memiliki potensi besar untuk menghambat komunikasi yang
efektif
ü Bahasa
Pengelompokan karyawan ke dalam
departemen-departemen seringkali menciptakan kaum spesialis yang mengembangkan
berbagai istilah yang berbeda. Perbedaan istilah ini seringkali menjadi
penghambat komunikasi yang efektif.
ü Kesulitan
komunikasi/communication apprehension
Sebagian orang seringkali mengalami kesulitan
komunikasi. Kesulitan komunikasi adalah ketegangan atau kegelisahan yang
tidak semestinya dalam komunikasi lisan,
tertulis atau keduanya.
1.6.
Meningkatkan Komunikasi Dalam Organisasi
Cara-cara umum yang digunakan oleh manajer untuk
memperbaiki komunikasi antara lain melakukan tindak lanjut, mengatur alur
informasi, memanfaatkan umpan balik, empati, repetisi, mendorong rasa saling
percaya, dan pengaturan waktu yang efektif, berikut penjelasannya:
Ø Melakukn tindak lanjut, untuk memastikan apakah
makna yang ingin disampaikan pengirim atau komunikator benar-benar sudah
diterima oleh penerima pesan
Ø Mengatur alur informasi, dimana dapat dilakukan
dengan cara hanya menyampaikan informasi yang penting-penting saja kepada
penerima, agar penerima tidak kelebihan informasi. Komunikasi dapat diatur baik
secara kualitas maupun kuantitas
Ø Memanfaatkan umpan balik, dimana dengan memberikan
kesempatan kepada penerima untuk memberikan tanggapan terhadap pesan, sehingga
pengirim dapat melihat apakah pesan sudah diterima dan mendapat respons yang
diharapkan
Ø Empati, adalah kemampuan menempatkan diri sendiri
dalam peran orang lain dan mengasumsikan sudut pandang serta emosi yang
bersangkutan. Empati dilakukan dengan cara pengirim menempatkan dirinya ke posisi penerima, untuk
memperkirakan bagaimana penerima akan memaknai dan menterjemahkan pesan
Ø Repetisi/pengulangan, dimana pengirim dapat
menyampaikan pesan atau informasi yang sama secara berulang-ulang kepada
penerima
Ø Mendorong rasa saling percaya. Komunikasi akan
efektif jika pengirim memiliki kredibiltas yang tinggi. Oleh sebab itu pengirim
dapat menciptakan iklim saling percaya agar komunikasi dapat berjalan secara
efektif
Ø Pengaturan waktu yang efektif. Setiap hari orang
diserbu dengan berbagai informasi. Pesan-pesan yang ingin disampaikan oleh
pengirim akan lebih mudah dipahami oleh penerima jika tidak bersaing dengan
pesan-pesan yang lain. Oleh sebab itu pesan-pesan tersebut sebaiknya disampaikan
pada waktu yang tepat kepada penerima.
BAB
III
PENUTUP
Komunikasi adalah proses dimana individu, kelompok/group atau organisasi mengirimkan
berbagai bentuk informasi atau pesan kepada orang lain, kelompok atau
organisasi, oleh karena itu baik individu, kelompok atau organisasi dapat
bertindak sebagai pengirim/sender
maupun sebagai penerima/receiver
(Greenberg dan Baron, 2003).
Setiap manajer harus selalau berhubungan dengan
proses komunikasi, manajer yang berhasil adalah mereka yang dapat menjalankan
komunikasi dengan baik dan efektif, yaitu dapat menjadi penerima sekaligus
sebagai komunikator yang efektif. Untuk mencapai keefektivan ini tentunya akan
timbul pula hambatan-hambatan dalam organisasi.
Untuk menangani hambatan terhadap komunikasi
organisasi, kita harus mengakui bahwa komunikasi merupakan proses yang secara
inheren rumit sebab manusia merasakan dan menafsirkan kenyataan berdasarkan
letar belakang kebutuhan, emosi, nilai-nilai dan, pengalaman mereka sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar